Home Privacy

Gedragscode Zoomit

 

  1. Doelstelling
  2. Toepassingsgebied
  3. Wat is Zoomit en welke partijen zijn er bij betrokken?
  4. Organisatie, toezicht en aanspreekpunt
  5. Veiligheid
  6. Publiciteit
  7. Privacy
  8. Transparantie
  9. Controle, klachten en sancties

 

1. Doelstelling

Met deze gedragscode wil CodaBox NV, een dochteronderneming van Isabel Groep, alle betrokken partijen enerzijds verzekeren van een correct, transparant, veilig en betrouwbaar gebruik van Zoomit en anderzijds alle mogelijke misbruiken tegengaan. CodaBox NV wil de betrokken partijen de mogelijkheid bieden om overtredingen van deze gedragscode te melden zodat de nodige stappen kunnen ondernomen worden om deze te beteugelen.

2. Toepassingsgebied

De regels van deze gedragscode beogen het gebruik van Zoomit. Deze gedragscode maakt deel uit van de contractuele verbintenis afgesloten met alle betrokken partijen. De inhoud van de gedragscode is van toepassing op:

  • Banken: zij integreren Zoomit in hun internetbanking-oplossing
  • Verzenders van documenten: zij bieden documenten elektronisch aan in Zoomit
  • Bestemmelingen van documenten: zij gebruiken Zoomit via internetbanking

3. Wat is Zoomit en welke partijen zijn er bij betrokken?

Zoomit is een product dat door banken geïntegreerd wordt in hun internetbanking-toepassing en aangeboden aan de gebruikers ervan: bedrijven, zelfstandigen, vrije beroepen en consumenten. Via Zoomit kunnen documenten waaraan financiële transacties gekoppeld zijn, zoals facturen, creditnota’s en loonbriefjes, op een beveiligde wijze worden geraadpleegd of betaald worden. Deze documenten worden door de verzenders waarmee de gebruiker een overeenkomst heeft, via Zoomit ter beschikking gesteld. Bedrijven, instellingen en overheden kunnen via Zoomit toegang verlenen tot elektronische documenten in internetbanking. Op deze manier wordt door de gebruiker en door de verzenders heel wat tijd en geld bespaard, zijn de documenten voor de gebruiker makkelijk beschikbaar en wordt de hoeveelheid papier drastisch beperkt. Voor betalingen die gebeuren via domiciliëring wordt via Zoomit toegang verleend tot de factuur die gekoppeld is aan de automatische betaling.

Voor alle andere facturen kan de internetbankinggebruiker, indien hij dat wenst, rechtstreeks betalen via zijn programma voor internetbankieren.

Om de Zoomit-dienst te kunnen aanbieden werken verschillende partijen samen:

  • CodaBox NV – Zoomit: stelt de dienst ter beschikking van alle betrokken partijen
  • Banken: zij integreren Zoomit in hun internetbanking-oplossing
  • Verzenders van documenten: zij bieden documenten elektronisch aan in Zoomit
  • Bestemmelingen van documenten: zij gebruiken Zoomit via internetbanking

4. Organisatie, toezicht en aanspreekpunt

De gedragscode voor Zoomit wordt georganiseerd door CodaBox NV die toeziet op de correcte naleving van deze code.

Voor meer informatie over de gedragscode en Zoomit kunt u terecht op volgend adres:

CodaBox NV– Zoomit – Gedragscode
Keizerinlaan 13-15
1000 Brussel
Privacy-Zoomit@codabox.com

www.zoomit.be

Indien u verdere vragen hebt over de wijze waarop uw bank of een verzender uw privacy beschermt, kan u zich steeds tot uw bank of de betreffende verzender richten.

5. Veiligheid

De gebruiker van Zoomit moet via de uiterst beveiligde en gecontroleerde omgeving van internetbanking zijn elektronische documenten veilig en zonder risico kunnen opvragen en behandelen. Hij krijgt enkel toegang tot internetbanking via de strenge authentificatieprocedures van zijn bank. Via Zoomit kan de gebruiker de documenten rechtstreeks en alleen via de strenge authentificatieprocedures van zijn bank inkijken of opvragen bij de verzender.

6. Publiciteit

Het elektronisch beschikbaar stellen van documenten via Zoomit geeft de verzender van het document op geen enkel moment de toestemming om andere, dan de overeengekomen documenten, via dit kanaal aan te bieden. Indien de verzender van het document dit wel wil doen dan wordt hiervoor steeds de toestemming gevraagd aan de gebruiker, Zoomit en de bank die Zoomit in zijn internet banking omgeving integreert. In elk geval heeft de gebruiker steeds het recht om ongewenste informatie die hij via Zoomit aangeboden krijgt te weigeren.

7. Privacy

De gebruiker kiest zelf

Het is de gebruiker die kiest of hij al dan niet van Zoomit gebruik maakt en op welke manier en moment. Dit is een absolute garantie van zijn privacy.

Het beschermen van de privacyrechten van de Zoomit-gebruikers is één van de belangrijkste prioriteiten. Daarom besteedt CodaBox NV bijzondere aandacht aan het naleven van de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Zoomit maakt daartoe gebruik van bijzondere beveiligingsmechanismen en het inlassen van organisatorische procedures. Ook de betrokken partijen (o.a. de banken, de verzenders van de documenten) delen deze bekommernis en verbinden zich contractueel tot het respecteren van deze regels.

De documenten worden opgeslagen door de verzender of door een partij die hij daarvoor aanstelt. De documenten worden niet opgeslagen of verwerkt door CodaBox NV, in Zoomit of bij de bank. De gebruiker kan de documenten opvragen en op zijn pc bewaren.

CodaBox NV verbindt er zich toe om op elk moment volledig te voldoen aan de bestaande regelgeving die de privacy van de Zoomit-gebruiker beschermt. Voor zover nodig vraagt CodaBox NV hierover advies aan de bevoegde nationale autoriteiten belast met de controle op de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Hoe kan Zoomit een document binden aan een transactie op de bankrekening?

Zoomit bewaart gegevens over de elektronische documenten, en bewaart niet het elektronische document zelf, dat immers enkel en alleen door de verzender wordt bewaard. Zoomit bewaart met betrekking tot elk elektronisch document slechts de vindplaats (zoals opgegeven door de verzender), de identiteit van de verzender en de ontvanger en een nummer dat het elektronische document identificeert. Verder registreert Zoomit ook nog op welke tijdstippen en door wie de elektronische documenten werden geconsulteerd. De gegevens die door de bank worden bewaard, zijn beperkt tot een lijst die aangeeft aan welke van de financiële transacties elektronische documenten gekoppeld zijn. Daarbij is het belangrijk op te merken dat de bank niet op de hoogte is van de vindplaats van de elektronische documenten.

De bank heeft geen inzage in de documenten van de gebruiker

Deze documenten zijn raadpleegbaar via Zoomit maar kunnen niet worden ingekeken door de bank of door CodaBox NV. Enkel de gebruiker zelf en de verzender die het document beschikbaar heeft gemaakt hebben inzage in het document.

Kan de gebruiker aan andere personen toegang verlenen tot zijn documenten?

In principe heeft enkel de door de verzender aangeduide bestemmeling toegang tot het aan hem gerichte document. Er worden uitgebreide beveiligingsmaatregelen genomen om te verzekeren dat documenten uitsluitend terecht kunnen komen bij de door de verzender aangeduide bestemmeling, en derden dus geen toegang kunnen krijgen tot documenten die niet voor hen bestemd zijn. De gebruiker kan uitdrukkelijk toestaan dat ook andere personen die toegang hebben gekregen tot zijn bankrekening, het elektronische document mogen consulteren. Hij kan zijn toestemming op dit vlak trouwens op elk moment weer intrekken.

Welke andere maatregelen werden genomen om de beveiliging van gegevens te verhogen?

De verzenders, de banken en CodaBox NV dragen veiligheid en bescherming van de persoonsgegevens hoog in het vaandel. Zij verbinden er zich toe om de regels opgelegd door de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer nauwgezet na te leven. De wijze waarop deze partijen de privacy respecteren, is steeds terug te vinden in het eigen privacybeleid van deze betrokken partijen.

Al de verschillende computers van de verzenders, de banken en CodaBox NV worden ook zorgvuldig beveiligd tegen toegang door derden, waarbij enkel zorgvuldig geselecteerde personeelsleden toegang hebben tot de systemen.

Bovendien is het belangrijk aan te stippen dat nauwgezet en regelmatig backups worden genomen van de elektronische documenten en de gegevens bewaard door de banken en de toepassing Zoomit. Op deze manier worden de gegevens beschermd tegen natuurrampen, stroompannes, computerdefecten en ander onheil. Om de veiligheid van de verwerkingen te waarborgen hanteert CodaBox NV momenteel voor Zoomit de zogenoemde “Referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoongegevens”. Deze maatregelen werden opgesteld door de Belgische Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer.

8. Transparantie

De gebruiker van Zoomit heeft op elk moment toegang tot de alle documenten die hem elektronisch worden aangeboden. De verzender van het elektronische document verzekert dat alle wettelijk verplichte informatie eigen aan het document verstrekt wordt en geeft de gebruiker op elk moment toegang tot deze informatie. Het is de gebruikers van internet banking volledig vrij om al dan niet gebruik te maken van Zoomit om toegang te krijgen tot elektronische documenten. Het gebruik van Zoomit betekent niet dat de gebruiker het recht verliest om de elektronische documenten ook op andere manieren te ontvangen. Aanbieders van elektronische documenten bieden de gebruikers altijd de vrije keuze tussen alle op dat moment aangeboden mogelijkheden om het betrokken document te ontvangen.

9. Controle, klachten en sancties

Alle betrokken partijen en in de eerste plaats de gebruikers van Zoomit kunnen rechtstreeks en onrechtstreeks toezien op de correcte naleving van deze gedragscode. Een vastgestelde overtreding moet dus niet rechtstreeks betrekking hebben op het eigen gebruik.

Elke overtreding of klacht kan via e-mail of schriftelijk overgemaakt worden op volgend adres:

CodaBox NV– Zoomit – Gedragscode
Keizerinlaan 13-15
1000 Brussel
Privacy-Zoomit@codabox.com

www.zoomit.be

CodaBox NV verbindt er zich toe om goede ontvangst van de melding van overtreding van deze gedragscode en/of klacht te bevestigen en binnen een redelijke termijn een gefundeerd antwoord te formuleren en de ondernomen of te ondernemen stappen bekend te maken. Indien CodaBoxNV geen bevredigend antwoord of oplossing kan aanbieden wordt de melding van overtreding of klacht overgemaakt aan Febelfin, de Federatie van de Belgische Financiële Sector.

Voor elke vastgestelde overtreding van de gedragscode zal CodaBox NV de nodige stappen ondernemen om deze overtreding stop te zetten en in de toekomst onmogelijk te maken. Indien nodig kan CodaBox NV de overtreder de toegang tot het gebruik van Zoomit ontzeggen.

Het gebruik van cookies

Daarnaast bezorgt u ons ook onrechtstreeks persoonsgegevens bij elk bezoek van deze website, in de vorm van cookies, en door de automatische registratie van bepaalde informatie over uw bezoek :

  • de browsersoftware die u gebruikt
  • de domeinnaam die u verwees naar deze website
  • het tijdstip en de duur van uw bezoek
  • de pagina’s die u bezocht.

Wat zijn cookies ?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op de harde schijf van de computer van websitebezoekers worden gezet. Ze bevatten informatie zoals bijvoorbeeld de taalvoorkeur van de surfer, zodat hij die informatie niet opnieuw moet ingeven bij een volgend bezoek aan dezelfde website. Sommige cookies zorgen ervoor dat een website grafisch netjes verschijnt, andere dat een websiteapplicatie correct werkt. Als u niet wilt dat een website cookies op uw computer plaatst, kunt u uw browser zo instellen. Indien u niet akkoord gaat met het gebruik van cookies, kan dit van invloed zijn op uw gebruikservaring wanneer u op de website bent. CodaBox gebruikt uitsluitend cookies die bedoeld zijn om ervoor te zorgen dat u de website kunt gebruiken. Deze cookies worden automatisch van uw computer verwijderd na uw bezoek.

Hoe cookies uitschakelen op uw apparaten ?

Indien u cookies wenst te blokkeren, kan u dat doen via de browser die u gebruikt :

Hoe gebruiken we cookies op zoomit.be ?

Deze onrechtstreeks ingezamelde informatie wordt uitsluitend gebruikt met als oogmerk om anonieme statistieken te creëren over het gebruik van deze website, inzonderheid met de bedoeling om de website te verbeteren en de veilige en correcte werking ervan te verzekeren, inclusief door deze af te stemmen op uw voorkeuren.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van uw gegevens is, voor zover u ons rechtstreeks informatie bezorgt, uw toestemming, en voor onrechtstreeks ingezamelde persoonsgegevens ons gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van een goed functionerende website.

Uw gegevens zullen niet beschikbaar worden gemaakt voor derden zonder uw toestemming, met uitzondering van derden die door CodaBox worden ingeschakeld voor het beheren en ondersteunen van deze website. Deze derden zijn juridisch gebonden door gepaste overeenkomsten die de naleving van dit privacybeleid verzekeren en zijn gevestigd in België, in de Europese Economische Ruimte (EEA) of in bestemmingen buiten de EEA die worden beschouwd om een adequate juridische bescherming te leveren voor de verwerking van persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden niet overgedragen naar een derde land of een internationale organisatie, behoudens indien de derde die door CodaBox wordt gebruikt is gevestigd in een derde land.

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang u onze website blijft gebruiken, of zolang als nodig is voor het beheer van onze juridische verantwoordelijkheden. Persoonsgegevens die automatisch worden ingezameld via de website worden hoe dan ook niet langer dan een jaar bewaard.

Veiligheid en uw rechten

CodaBox neemt alle redelijke maatregelen om persoonsgegevens op gepaste wijze te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Met betrekking tot de CodaBox-diensten wordt er een strikt veiligheidsbeleid gehanteerd dat een hoog niveau van veiligheid, vertrouwelijkheid en integriteit garandeert.

U mag ons steeds contacteren op het hierboven aangegeven adres om, waar toepasselijk, i) inzage van en rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen, ii) voor een eventuele beperking van de u betreffende verwerking, iii) om tegen de verwerking bezwaar te maken, iv) om uw recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen en/of v) een overzicht of kopie te krijgen van de passende  waarborgen die worden geboden in geval van een doorgifte naar een bestemming in een derde land. In zoverre onze verwerkingen gebaseerd zijn op uw toestemming heeft u steeds het recht om deze toestemming in te trekken. Houd er rekening mee dat de uitoefening van uw rechten onderworpen kan zijn aan bepaalde voorwaarden, beperkingen of formaliteiten (zoals voorlegging van gepast bewijsmateriaal inzake uw identiteit), onder meer om fraude of inbreuken op andermans privacy te voorkomen.  Houd er ook rekening mee dat, afhankelijk van uw verzoek, CodaBox bepaalde diensten niet langer zal kunnen leveren. U heeft het recht klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Links naar sites van derden

Deze website bevat mogelijks links naar andere sites die worden gecontroleerd of ter beschikking worden gesteld door derden. CodaBox draagt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens door deze websites, noch voor de aanpak van deze websites inzake privacy. CodaBox u daarom aan om het beleid van deze websites inzake privacy en de bescherming van persoonsgegevens te checken alvorens persoonlijke gegevens over te maken.